Bepalen wie een gesprek moet opvolgen

De animatie verduidelijkt de architectuur; er worden geen live acties uitgevoerd.

De mailselectie in het artikel toont maar een deel van deze route.

Wie is aan zet?

• De vraag achter de inbox

Ik zoek gesprekken die mogelijk nog een vervolg nodig hebben.

Mail & thread

• Vraag, antwoord en belofte

Inkomende en verzonden berichten laten zien wie wat vraagt en wanneer.

Agenda

• Wat hangt ervan af?

Een gekoppelde afspraak kan een reden geven om een gesprek eerder op te pakken.

Taken & context

• Afspraak, taak of correctie

Een afgeronde taak of gewijzigde afspraak kan een eerder aandachtspunt wegnemen.

Betekenis + dekking

• Beoordelen, niet alleen tellen

De inhoud en eventuele latere bevestiging bepalen de inschatting.

Aan mij

• Waarschijnlijk actie nodig

Een verzoek aan mij of mijn eigen toezegging lijkt nog open. De bron moet erbij staan.

Bij de ander

• Reactie controleren

Ik heb iemand anders om een reactie gevraagd. Latere berichten moeten eerst worden nagekeken.

Afgerond

• Bevestiging zonder open vraag

De gelezen uitwisseling ondersteunt dat het punt is afgerond.

Nog onzeker

• Eerst ontbrekend bewijs

Er ontbreekt een deel van de uitwisseling. Daarmee kan ik nog niet vaststellen wie moet reageren.

Prioriteit + voorstel

• Reden, bron en volgende stap

Een deadline of afhankelijkheid kan de volgorde bepalen. Het resultaat is een voorstel.

Verbindingen

• Wie is aan zet? → Mail & thread
• Wie is aan zet? → Agenda
• Wie is aan zet? → Taken & context
• Mail & thread → Betekenis + dekking
• Agenda → Betekenis + dekking
• Taken & context → Betekenis + dekking
• Betekenis + dekking → Aan mij
• Betekenis + dekking → Bij de ander
• Betekenis + dekking → Afgerond
• Betekenis + dekking → Nog onzeker
• Aan mij → Prioriteit + voorstel
• Bij de ander → Prioriteit + voorstel
• Afgerond → Prioriteit + voorstel
• Nog onzeker → Prioriteit + voorstel

Hoe je dit leest

1. Ik zoek gesprekken die mogelijk nog een vervolg nodig hebben.
2. Inkomende en verzonden berichten laten zien wie wat vraagt en wanneer. Een gekoppelde afspraak kan een reden geven om een gesprek eerder op te pakken. Een afgeronde taak of gewijzigde afspraak kan een eerder aandachtspunt wegnemen.
3. De inhoud en eventuele latere bevestiging bepalen de inschatting.
4. Een verzoek aan mij of mijn eigen toezegging lijkt nog open. De bron moet erbij staan. Ik heb iemand anders om een reactie gevraagd. Latere berichten moeten eerst worden nagekeken. De gelezen uitwisseling ondersteunt dat het punt is afgerond. Er ontbreekt een deel van de uitwisseling. Daarmee kan ik nog niet vaststellen wie moet reageren.
5. Een deadline of afhankelijkheid kan de volgorde bepalen. Het resultaat is een voorstel.